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三、分类法的选择

分类方案是分类工作的依据，因此应保持相对稳定，以保持分类体系的连续性，便于查找利用。但在实际中，随着工作的发展，机关各方面情况可能发生变化，整理归档文件时也可以对分类方案的不合理之处加以调整，但须防止分类方案频繁变更。确需调整时，最好从一个新的阶段开始，不要将已整理好的归档文件打乱重整，或者与原方案交叉进行，以免引起分类体系的混乱。此外，对分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明，以便档案管理前后工作的衔接。

选择几级分类，需要从简化整理和便于利用两方面进行综合考虑；规模较大的机关如国务院部委一级机关，文件形成量大，如果不分机构，“件号”必须等到年终文件归档齐全后才能确定，因而不利于档案人员以“随办随归”的方式进行归档文件整理，造成工作量的积压。即使机关档案室有能力承担集中整理的工作量，由于这种分类方案没有体现出归档文件在组织机构或问题方面的形成规律和历史联系，也会给今后的档案管理和提供利用造成困难，因此，规模较大的机关无论选择在哪个环节整理归档文件，都不宜选择“年度一保管期限'，两级分类。

《规则》5.2.2、5.2.3规定，归档文件一般采用年度一机构（问题）

保管期限、年度一保管期限一机构（问题）等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度一保管期限等方法进行两级分类。从《规则》条文分析，《规则》并不严格限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序，但对三种分类方法的可选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，也就是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。机构（问题）作为选择项，是因为在基层单位或规模较小的机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，这种情况下无须再按机构（问题）进一步细分；而在大的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，机构（问题）则往往是必选项。

不过，从多年的实践来看，虽然分类法和分类方案存在多种可能性，但是各地区、各部门采用的分类方案已经日趋相同，进行三级分类的，一般采用年度一机构（问题）一保管期限、年度一保管期限一机构（问题）等方法进行分类，其中又以年度一机构（问题）一保管期限分类方法最为常见；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度一保管期限、保管期限一年度等方法进行两级分类，其中以度一保管期限分类方法也最为常见。由此，根据《规则》要求，推荐各地区、各部门优先采用如下分类法：

．年度一机构（问题）一保管期限

．年度一保管期限一机构（问题）

．年度一保管期限

需要说明的是，选择复式分类法要严格按逻辑规则设置类目，同一分类层次只能采用一种分类方法，遵循同一分类标准，否则就会违背分类的原则，影响档案的科学管理和检索利用。如某局采用了“年度一机构一保管期限”的方法制定分类方案，但档案部门考虑到本局每年召开的全国性会议有重要意义，又在局内第一个组织机构“办公厅”之前增加了“会议类”，专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样，分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类，又出现了按问题分类。会议类中的文件本来与各部门业务有关，但被单独抽出放人会议类，它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌，势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难。正确的做法就是取消“会议类”，把该类目中各个会议的归档文件，按照会议主办部门或承办部门的不同，分别归人相应部门的类目中。