公司档案管理制度(档案管理制度及职责)
目 录
第一篇 总经理工作制度2
第一章 总则2
第二章 总经理职责2
第三章 总经理职权3
第四章 总经理工作规则3
第五章 总经理办公会议制度4
第六章总经理工作报告制度5
第七章 附 则6
第二篇 行政后勤制度7
第一章 文秘工作管理制度7
第二章 会议管理制度13
第三章 档案管理制度17
第四章 印章管理制度20
第五章 办公劳保用品管理制度22
第六章 用车管理办法23
第七章 出差管理和接待工作程序规定26
第八章 水电、卫生、食堂管理制度29
第九章 安全防范管理制度34
第十章 值班制度35
第三篇 人力资源管理制度37
第一章 总则37
第二章 员工编制管理37
第三章 员工招聘管理38
第四章 劳动合同管理39
第五章 员工异动管理40
第六章 近亲回避制度43
第七章 岗位任职管理办法44
第八章 考勤制度46
第九章 薪酬制度50
第十章 绩效考核管理办法54
第十一章 培训制度59
第十二章 员工行为准则61
第十三章 奖惩制度65
第四篇 财务管理办法68
一、备用金管理73
二、差旅费开支标准73
三、移动电话费报销标准 元/月/人75
四、业务招待费标准：76
第一篇 总经理工作制度
第一章 总则
一、 为规范公司总经理的职务行为，确保总经理依法行使职权，履行职责，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）等法律法规和《XX公司章程》（以下简称《章程》），制定本制度。
二、 公司设总经理一名。副总经理、总经理助理等职位根据公司发展规模和建设经营管理需要，由总经理提议，董事会批准后设立。
三、 总经理班子是公司的执行机构。总经理由董事会聘任或解聘，对董事会负责；副总经理、总经理助理等协助总经理工作，对总经理负责。
四、 总经理任职资格、条件和行为准则依照《公司法》等法律法规和《章程》的规定。
第二章 总经理职责
总经理应当根据法律、法规和《章程》的规定，忠实履行下列职责：
(一) 严格执行股东大会、董事会的决议，定期向董事会、监事会报告工作，并保证报告的真实性；
(二) 遵守法律、法规和《章程》，依法经营，履行诚信勤勉的义务；
(三) 组织实施公司年度经董事会批准的建设经营计划和投资方案，实现年度建设经营目标；
(四) 加强企业管理，防范和控制经营风险，提高投资效益；
(五) 保证公司财务会计报告和经营成果的真实、准确和合法；
(六) 抓好团队建设，提高员工整体素质，促进物质文明和精神文明协调发展；
(七) 为员工创造和改善工作条件，逐步提高员工的工资福利水平；
(八) 向董事会报告认为有必要报告的其他事项。
第三章 总经理职权
一、 总经理根据法律、法规和《章程》的规定行使下列职权：
1.主持公司日常经营管理工作，并向董事会报告工作；
2.组织实施董事会决议、公司年度经营计划和投资方案；
3.组织拟订公司内部管理机构设置方案；
4.组织拟订公司的基本管理制度；
5.组织制订公司的具体规章；
6.提请董事会聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人；
7.聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的负责管理人员；
8.组织拟定公司员工的工资、福利、奖惩方案，根据公司人事管理制度决定公司员工的聘用和解聘；
9.提议召开董事会临时会议；
10.根据董事会的授权，决定公司资金和资产运用、资产抵押、担保以及合同签订等事项；
11.行使公司规定限额以下的购置固定资产和低值易耗品、房屋建设和装修、采购办公用品等审批权。
12.《章程》和董事会授予的其他职权。
第四章 总经理工作规则
一、 按照董事会决议，结合公司建设经营情况，设置相应的职能部门，总经理和职能部门构成公司建设经营管理的日常管理系统。
二、 总经理负责组织公司的建设经营管理并对董事会负责，主管副总经理对总经理负责，部门负责人对主管副总经理负责。
三、 公司建设经营管理的主要决策，应组织有关职能部门和咨询机构充分调查、反复比较、论证，提出可行性方案，经总经理办公会研究，由总经理做出决定。
四、 总经理组织拟定有关员工工资、福利、劳动保护、劳动保险、解聘（或辞退）员工等涉及员工切身利益的问题时，应当事先听取公司工会和职工代表的意见。
五、 总经理可对权限范围内的事项独立做出决定，并对决策承担相应责任。
六、 总经理对超出权限范围的事项，应提交董事会决定。
七、 总经理接受董事会集体决议或公司法定代表人的书面指令。
第五章 总经理办公会议制度
一、 总经理办公会议，是研究讨论须提交董事会审议议案、组织实施董事会决议、研究有关公司建设经营管理和发展的重大事项，以及日常经营管理中重要工作的会议。
二、 总经理办公会议采取集体讨论、总经理决策的议事方式，原则上每月定期召开一次，也可由总经理根据工作需要临时召开。
三、 总经理办公会议由总经理或常务副总经理召集和主持，或由总经理委托其他高级管理人员召集和主持。出席人员包括总经理、常务副总经理、副总经理、财务总监、总工程师、董事会秘书等高级管理人员。必要时，根据会议议题，召集人可决定其他有关人员列席会议。
四、 总经理办公会议遵循下列程序：
(一)提报议题：其他高管人员及部门认为需要提交总经理办公会议研究讨论的有关问题，应事先向总经理报告或向有关部门提出请求。
(二)确定议题：由总经理根据有关人员提报议题的轻、重、缓、急和工作实际确定，并提前1-2天发出会议通知。涉及重要改革方案、经营举措、计划、规划等重大问题，应提前4-5天将通知和有关资料送达与会人员。
(三)会前准备：各议案的提报人或部门在提报前应做好充分准备，并就议题提出自己的初步意见，供会议研讨。
(四)召开会议：与会人员围绕议案集思广益，所议事项经过充分讨论后，由总经理做出决定并形成总经理办公会议纪要，由总经理签发执行。
(五)分工落实：总经理办公会议形成决议后，有关人员和部门按照分工负责的原则逐级落实，并在下次会议上报告执行落实情况。
(六)督办检查：主管行政副总经理负责督办检查各部门、各有关人员对办公会议决议的执行落实情况，并将落实情况汇交综合部；对未按时落实决议的部门和人员，经主管行政副总经理批准，综合部可发出书面督办通知，限期完成。经督办不能完成的，总经理可依据有关规定追究当事人责任。
第六章总经理工作报告制度
一、 总经理以公司工作简报形式，定期或不定期向董事会报告工作。报告内容包括：公司年度计划实施情况、公司重大合同的签订和执行情况、资金运用和盈亏情况、重大投资项目进展情况等方面。报告可以书面形式进行，并保证其真实性。
二、 总经理根据工作需要，可不定期向董事会或董事长书面或口头报告工作。
三、 董事会或监事会认为必要时，总经理应在接到通知的五日内按照董事会或监事会的要求报告工作。
四、 总经理在年度结束90天内，向董事会提交书面述职报告。
第七章 附 则
本制度未尽事宜，依据《公司法》等法律法规和《章程》的规定办理。
第二篇 行政后勤制度
第一章 文秘工作管理制度
第一节 公文管理制度
一、总则
（一）为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，特制定本制度。
（二）公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，是公司发布规章制度、请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
（三）公司综合部是公司公文处理的管理机构，负责和指导本公司的公文处理工作。
（四）公文处理必须做到及时、准确、安全。公司公文由综合部统一收发、分办、传递、缮印、立卷、归档和销毁。
（五）在公文处理工作中，必须严格遵守国家法律、法规和公司有关保密工作的规定，确保国家秘密和公司秘密的安全。
二、公文种类
公司的公文种类主要包括：决定、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
三、公文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄报机关等部分组成。
（一）发文机关要写全称或者规范简称；联合发文，主办机关排列在前。
（二）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合发文，只注明主办机关的发文字号。
（三）公文标题要准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（四）公文如有附件，附件在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（五）公文除会议纪要外，应当加盖印章。
（六）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发领导人的签发日期为准。
（七）公文用纸一般为A4纸型（长279毫米、宽210毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小2号宋体字，文字内容一般为3号仿宋体字；页面设置一般为上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米；文档网格一般为每行40个字符，每页25行。正反两面用纸。
四、行文规则
（一）各部门在自己的职权范围内，可以相互行文，可以向下属机构行文。
（二）向下属机构下发的重要行文，要同时抄送直接上级部门。
（三）各部门不得越级请示。请示要一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
（四）报告中不得夹带请示事项。
五、公文办理
（一）公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（二）需要办理的公文，综合部应及时提出拟办意见分送公司领导批示，或者由有关部门办理。紧急公文，应提出办理时限。
（三）承办部门按照公文办理的时间安排，抓紧办理，不得延误、推诿。对于不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当退回交办的综合部，并说明理由。
（四）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，综合部要催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
（五）公文起草的原则
1、草拟公文应当符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定。
2、情况属实，观点明确，条理清晰，文字精练，标点准确，篇幅简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。
4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）公司的公文要统一分类和编号，未经分管副总经理批准，不得擅自增设文件和类别，增加编号。
（八）公文的签发。重要的或涉及面广的公文，由公司总经理签发；一般性公文，可由分管副总经理签发。
（九）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
（十）秘密公文的办理，按公司《保密管理制度》规定办理。
（十一）各部门向公司请示、报告工作及以公司名义对外行文的办理程序：
1、各部门向公司请示、报告工作的文件，统一由综合部负责呈报或分送公司领导及有关部门。下行文件由综合部负责转发有关部门。
2、各单位向公司请示、报告工作的文件，由承办单位拟稿并经单位负责人审批后送公司综合部，由公司综合部分管副总经理或公司综合部负责人进行核审，进行注批（即“请XXX领导批示”）、注办（即“请XXX部门、领导研办、会签”）。
3、需要有关部门会签的文件，应先由主办部门与有关部门协商，取得一致意见，会签后送公司综合部。如有不同意见，应加以说明。部门未提出会签意见的，公司综合部可根据需要，提请有关部门会签；对涉及公司重要问题的文件，由公司分管综合部的副总经理负责协调有关部门，共同研究，提出意见。
4、各部门报送的文件，要按公文格式和行文规则的要求办理，如出现行文不符合规定的公文，退回承办单位修改更正。文件中的问题未作修改之前，公司综合部不得呈报或办理。
5、以公司名义答复的文件、信函，一般由主办部门代拟初稿，报请公司领导审批；以部门名义答复的公文，报请该部门主管领导批准后办理，同时抄送公司综合部；用口头、电话、便函或其他方式答复的，应作备忘录。
（十二）传真来函传阅工作。收到外来文件后，在公司来文登记表上登记、存档，并在接收后30分钟内附来函纸交给主管部门经理签阅，待部门经理签阅后，按签阅内容请分管副总经理签阅，按照分管副总经理批示要求，办理传阅、印发、存档工作。
（十三）外来电话通知记录。接到外单位电话通知后，在公司外来电话通知记录表上登记，登记通知单位、通知人、电话通知的内容及要求，在登记完毕后交主管部门经理签阅并批示处理情况，待部门经理批示后，办理通知传阅工作。
六、公文立卷、归档和销毁
（一）公文办理完毕后，应根据公司《档案管理制度》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
（二）公文复制作为正式文件使用时，必须加盖复制机关的证明章，视同正式文件妥善保管。
（三）案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向公司综合部移交。个人不得保存应当归档的公文。
（四）对没有归档和存查价值的公文，经公司分管副总经理批准后，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。
第二节 公司印刷品管理
一、印刷品分类
常用印刷品：信纸、信封、便笺、单据、表格等。
其它印刷品：宣传资料、手提袋等。
二、印刷品印制
公司所有印刷统一归综合部管理，任何部门和个人不得私自以公司名义在外印刷，否则所发生费用不予报销。同时由于私自印刷而产生的法律后果公司将予以追究。
三、印制需求、审批程序
（一）需求申请：部门要求印刷时需附：签报、所需印刷物品的样本、数量及需求日期。
（二）审批程序
1、印刷品的印制内容需经申请部门负责人和分管副总经理审核并签字确认交综合部；
2、综合部经理和分管行政后勤的副总根据工作的轻重缓急、印刷品的必要性和部门使用印刷经费的情况，进行审核并签字确认；
3、综合部填写《印刷品申请单》，由财务经理审核后，报总经理批准。
四、印刷品管理、领用
综合部应在部门要求的印制日期前完成印刷品的印制工作，办理入库登记手续并通知所需部门签字领用。
第二章 会议管理制度
一、 为全面贯彻落实董事会的重大决策，确保公司高层管理人员之间的信息沟通，提升公司的执行力和工作效率，特制定会议管理制度。
二、 会议组织
（一）公司级会议：包括总经理办公会、月度工作总结协调会，公司员工代表大会。由综合部负责组织召开。
（二）专题会议：即按业务分工专门召集某部门解决有关专项问题的会议。由分管副总经理批准后，主管业务部门负责组织。
（三）部门工作会议：各部门召开的工作会议，由各部门负责人决定召开并负责组织。
（四）上级公司或外单位在我公司召开的会议（如董事会会议、现场会、报告会、办公会等），一律报总经理批准，由综合部统一安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。
三、 会议安排。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制。原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开，如因故取消、延期、更改，会议主办人应提前通知综合部和相关与会人员。
四 、 会议室管理
（一）公司各会议室由综合部统一管理，合理安排。
（二）综合部应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，安排会议室，各部门需服从公司的统一安排。
五、会议要求
（一）会议主办部门要做好会议通知、会议材料的准备等有关工作。
（二）与会人员要按时参加会议，不得迟到、缺席，如有特殊情况不能到会时，向分管领导和会议主持人请假。
（三）与会人员在会议开始前应将自己分管的各项工作安排好。尤其将必打的电话等事宜办理完毕。会议开始前，与会人员将手机等有声设备设于消音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若要接打电话，须征得主持人同意。
（四）与会人员在会议期间不得大声喧哗，交头接耳开小会。
（五）与会人员应保持会场清洁，不准吸烟，随地吐痰，扔纸屑等，会议结束后将桌椅整理好。
（六）与会人员不得中途退席，有特殊情况确需退席者,经主持人同意方可离开。
（七）迟到或中途离席者应轻声出、入座位，不得干扰会议的进行。
（八）与会人员未经允许不得无故打断他人的发言，发言或提出问题，语言要简练、切入主题。
（九）会议记录由会议主持人指定专人负责，会议记录人应在48小时内将会议内容作书面总结，并以书面形式送发至各与会人员及公司领导。若系公司组织召开的会议，应由综合部指定专人记录并将结果及会议纪要存档。
（十）全体与会人员要认真做好会议记录，及时向本单位人员传达会议内容，贯彻落实会议精神。
（十一）与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。
（十二）涉及到秘密事项的《会议纪要》，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送范围发送。
六、例会
（一）总经理办公例会
1、会议时间：每月的第一周周二定期召开（节假日顺延），特殊情况时，由综合部提前通知。
2、会议地点：公司会议室。
3、参加人员：总经理、党委书记、常务副总经理、副总经理、财务总监、工会主席和总工程师或由召集人确定参会人员。综合部专人负责记录，在会后2个工作日内整理出会议纪要。
4、会议召集人：总经理办公会根据会议议题由总经理、常务副总经理或受总经理委托的人员召集和主持。
5、会议内容。
（1）落实董事会决议。
（2）通报上月工作情况。
（3）提出本月工作计划。
（4）研究制定公司的基本管理制度。
（5）研究审议公司半年、年度工作总结。
（6）研究决定以公司名义召开的大型会议及重大活动安排。
（7）听取公司高管或部门经理分管工作的情况汇报。
（8）研究决定总经理认为需要提交会议讨论的其它重大事项。
6、议事要求。
（1）总经理办公例会由公司综合部负责通知，并负责准备相关会议材料，会议的主要议题提前以书面或电话通知的形式告知各参会人员，会议材料须于会前1天送达各参会人员。
（2）总经理办公例会成员要按时参加会议，因特殊情况不能参加的要向召集人请假。请假的成员对会议讨论的问题如有意见或建议，应在会议召开前提出。
（3）总经理办公例会成员应充分发表意见，对决策问题明确表明观点和立场。
（4）总经理对议事内容具有最终决定权。
（5）总经理办公会决定的事项，按照分工负责的原则，明确具体部门、负责人及落实时间。对会议决定事项的落实情况，由会议记录人做好统计，存档备查，由主管行政的副总经理督促落实，结果与高层管理人员的考评挂钩。
（6）会议纪要的发放范围。发公司各部门、各位高管，报公司董事会。
（7）会议档案。对会议记录本、有关资料及会后整理的会议记录及时整理归档。
（8）保密原则。总经理办公会议内容属公司机密。会议研究、讨论、决定的事项，在没有形成会议纪要印发前，与会人员不得向外透露会议内容。
（二）部门办公例会
1、会议时间：每月至少2次，上下半月各1次。
2、会议地点：公司会议室或各部门办公室。
3、参加人员：部门全体工作人员。
4、会议召集人：部门负责人。
5、会议内容。
（1）落实总经理办公会会议内容及分管领导安排的工作。
（2）安排部署部门日常工作和经常性工作。
（3）部门工作人员汇报下一步工作计划。
（4）部门负责人对本部门下月工作进行安排、部署。
6、检查落实。部门办公例会要有专人记录和记录本，记录人要如实记录会议的召开情况，会议记录本存档备查。
（三）月度工作总结协调会
会议时间：每月最后一星期五下午；
会议地点：公司会议室；
主持人： 总经理；
主办单位：综合部；
参加人员：全体公司领导、各部门负责人；
会议内容：各部门负责人汇报本月工作情况及下月工作计划，提出需要协调解决的问题，公司领导讲评各部门工作并提出要求，协调有关工作。对公司下月工作进行安排、部署。
（四）专题会
专题会由公司领导按业务分工召集并主持召开，由综合部或有关部门负责组织。会议纪要由经办部门会同综合部整理，报主持会议的领导审核签发。专题会议根据工作需要不定期召开。
第三章 档案管理制度
第一节 总则
一、 为了加强对公司档案的管理，实现档案管理的规范化、制度化，维护公司利益，特制定本制度。
二、 公司综合部负责对各部门、各单位执行档案管理制度情况进行定期检查、指导。
三、 凡公司及各部门、各单位在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，必须按照规定定期向档案管理部门移交，集中管理，任何单位及个人不得据为已有。
第二节 档案保管
一、 档案的归档范围：凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料（公文、合同、电报、薄册、图表、书信、报刊、录音、录像、磁盘、照片等）均属归档范围。
二、 档案的保管部门：公司系统文书、项目建设文件、劳动工资、人事档案由公司综合部管理，其它业务档案由公司相关业务部门管理。
三、 各部门应设专人统一管理本部门的档案，档案应存放于档案专用柜中，档案柜钥匙由档案保管人一人持有。
四、 各部门的档案保管人由各部门负责人指定，档案保管人调离岗位的，应当与继任保管人办理档案完整的交接手续。
五、 公司档案属于公司秘密。公司档案按密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”级是最重要的档案， “机密”级是重要的档案， “秘密”级是一般的档案。
六、 公司所有档案应分门别类进行归档和存放。归档文件要制作目录，清楚记载档案名称，并存放有序，做到“随要随调，举手拿到”。
七、 公司综合部应严格来文登记手续。为便于文件的查找与利用，签收之后的来文（特快专递、电报、传真等），在清点、检查、签字、拆封之后，需先登记。在来文签收、登记、附上签阅单后，由专人负责请相关领导批办、批示，领导批示后，如需传阅，要规定传阅时间、传阅人。传阅后的文秘人员要及时将领导批示及来文传达给相关部门，并把来文交于公司档案室存档。
八、 要严格传阅手续，明确限定阅读时间，要求阅读后签名，以防文件滞留或漏阅。与公司有联系的业务人员查阅公司档案，需经公司总经理及主持日常工作和分管档案工作的副总审查后签字，方可查阅，原则上不予借阅。
九、 公司档案保存期限： “绝密”级档案保存期限为永久， “机密”级档案保存期限为16-50年，“秘密”级档案保存期限为15年（含15年）。保存期限届满的档案由公司综合部会同档案保管部门予以销毁，并制作销档记录备查。经办人员应在销档记录上签字。
第三节 档案借阅
一、 严格档案借阅手续。调阅“秘密”级档案，须经档案管理部门负责人批准、履行登记手续后办理；调阅“机密”级档案，须经公司分管领导以上领导书面批准；调阅“绝密”级档案，需经公司总经理或主持日常工作的副总经理批准（书面或电话批准；特殊情况事后应补办批准手续），方可借阅。
二、 档案调阅人应在资料室就地阅读，不得将档案带出资料室。确需带出资料室的，需经公司领导批准后，方可带出资料室，但需限定借阅时间，借阅时间一般不超过三天，特殊情况例外。
三、 任何被借阅的公司档案不准擅自复印或以其它方式复制。确需复制的，按照本制度第一条的规定办理批准手续，并由档案管理人员复制后交档案调阅人。
四、 公司公款购买的书籍、资料，由公司综合部登记后备案，参照本制度管理。各部门可以根据需要借阅、保存。
第四章 印章管理制度
一、 为了加强公司的印章管理，规范用印行为，特制定本制度。
二、 印章的种类。公司设公司章、合同专用章、合同会签章和财务章等。
三、 印章的刻制。公司各专用章由有关部门以书面形式向公司综合部提出申请（附拟刻制印章图样），报公司总经理或常务副总经理审批后，由公司办公室统一刻制。
四、 印章的启用。所有刻制的公章、专用章经综合部下达启用通知，履行登记手续后，方能启用、生效。
五、 印章的收缴。有关部门或单位撤、并或更名后，原印章由公司综合部立即收存。
六、 印章保管。公司各部门应指定专人保管印章，印章保管人必须与公司综合部负责人签订《印章保管责任书》，在该责任书签订后办理印章领取手续。
七、 印章使用。使用印章必须登记，并注明事由、批准人、经办人、日期。
八、 印章保管人用印前应对文件、用印书面批准进行严格核查，在确认无疑后，方可用章。印章要端正盖在生效日期的上方，并要做到上不压正文，下压日期年、月、日4—7个字（视印章大小而定）。
九、 印章使用必须在办公室内，如有特殊原因需带出办公室时，经公司总经理或常务副总经理批准后，由印章保管人在印鉴登记簿上登记印章领取手续，注明时间，并由领取人签名，方可办理。印章归还时亦在印鉴登记簿上登记、签署相关事项。
公司公章的使用和管理。
（一）公司公章由公司综合部指定人员负责保管。
（二）公司公章用于涉及公司对外合同、协议、出资证明、有关章程等带有实质性内容的业务材料、法律文件（包括以公司名义外发的公函、报告、证明或者通知、处理决定、会议纪要、简报、介绍信等），其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
（三）用于在财务部门的职责范围内，向政府、税务、银行等部门上报报表等日常文件，其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
（四）用于外出办事需出具证明、介绍信等一般事务性材料，其使用须经经办人部门领导及分管副总经理批准。
十一、 公司各业务专用章的使用和管理。
（一）公司合同专用章由公司综合部指定人员负责保管。
（二）公司合同专用章主要用于签订对外投资、合资、合作经营、工程发包、物资采购等单项业务的协议和合同，其使用须经公司总经理或常务副总经理批准。
十二、 如需用印而相关领导不能书面批准的，印章保管人应与其取得电话联系，征得同意后方可用印。印章保管人应在印鉴使用登记簿上备注，事后还应补办书面批准用印手续。
十三、 印章保管人不准签发空白介绍信。特殊情况需要使用空白介绍信的，要经相关领导的书面批准，事后经办人要向印章保管人说明使用情况，并将所剩空白介绍信如数交回。
第五章 办公劳保用品管理制度
一、 为规范公司办公用品采购工作程序，加强办公用品的使用和管理，杜绝浪费，为公司各项工作做好后勤保障，特制定本制度。
二、 办公劳保用品采购
（一） 公司各类办公及劳保用品（含因工作需要而购置的用于招待用的烟、酒及各类饮料）的采购工作由公司综合部统一负责，实行先报批后购置的办法。即每月由各部门提出申请，采保员汇总进货申请表，报经部门经理、主管副总、财务总监、常务副总经理，万元以上由总经理逐级签批，批准后方可购置。
（二） 部门办公用品的领用。各部门领用物品和申请单相符，由部门经理、主管综合部的副总签批后，采保员和领用人签字，方可领用。
（三） 高管所需办公用品的领用。由主管综合部的副总签批，领用人签字，由采保员签名后发货，逐笔记入台帐。
三、办公劳保用品管理
（一） 公司各类办公用品由综合部统一负责管理。
（二） 办公及劳保用品的入库。各类办公用品采购完毕，综合部统一办理登记入库手续。首先确保入库物品和进货申请单数量、金额相符，由主管副总、采保员和入库人三方签字，方可入库。对入库物品进行分类保管，确保不霉变、不丢失、不损坏。对耐用品要保存好使用说明书、保修证及相关资料，便于查找。
（三） 每月月底，采保员应会同审计稽核部、财务部一起对出、入库台帐及库存物品进行盘点1次，做到帐帐相符、帐实相符。
第六章 用车管理办法
为确保公司车辆管理规范化、科学化，节约开支，降低消耗，特制定如下办法：
一、指导思想
以提高效率为目的，在保证正常工作的前提下，提高车辆的利用率，节约开支，降低损耗，做到车辆的使用、调配、维修、保养及燃油等项管理的规范化。
二、管理范围
本办法所指车辆系指公司的行政办公用车。
三、驾驶员管理
1、所有车辆在行车时应带齐所有交通部门备查的证件。驾驶员驾车必须自觉遵守交通规则及公司的有关规章制度，服从交通民警的指挥和检查，维护交通秩序，谦虚谨慎，文明驾车，确保行车安全。
2、车辆使用人及驾驶员未经公司批准，不得将自己使用的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆练习驾车。
3、驾驶员应爱惜公司车辆，保持车况良好，车容整洁，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每次出车前都要提前检查车况，严禁病车外出。
4、公司专职司机在没有出车任务时，应在公司待岗，参加公司的日常工作，不得擅离职守。
四、用车管理
1、 公务车辆配备实行相对固定、灵活调配的原则。根据工作需要，公司为公司高管及各部室配备固定车辆，如遇特殊情况，公司有权临时调配领导及各部室所配备车辆。
2、 各个部门所配备车辆应设置固定的车辆管理员，车辆管理员原则上应是部门经理，也可以是由部门经理指定的部门员工，车辆管理员要对自己所保管车辆负责，配合综合部做好用车登记管理工作。
3、 公司车辆应用于公司处理公务事宜，非公务不准使用公务车辆，确因特殊情况需用车的，应事先向综合部提出申请，经报主管领导审批同意后方可使用，由此产生的一切费用由用车人自行承担。
4、用车人必须在规定时间内将车辆驶回公司，并做返回登记；如遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知该车辆管理人员，并说明原因。
5、 因公长途出车时（200公里以外），必须由公司指派专职司机驾驶。
6、 公司车辆在执行完公务和下班后，原则上应停放在公司院内的停车位上；非工作期间车辆应集中停放在公司院内的停车位上。
7、 非固定车辆的使用与审批。许昌市区用车由综合部经理审批；省内、市外用车由常务副总经理审批；省外用车由总经理审批。
五、车辆费用管理
1、车辆加油由综合部统一管理，加油实行一车一卡、专卡专用的原则。
燃油费用按行驶公里数乘实际耗油量实报实销。每部车每月由综合部定期抄录行驶里程数，然后据此为加油卡充值。因出差在外或特殊情况需要现金加油的，回公司后由综合部审核、报销，并在加油充值卡中扣除已报金额。
2、车辆过路过桥费，每月底由车辆使用人整理好，注明车辆使用事由，经综合部整理预审报主管领导审核、签批后报财务部报销。
3、每月每辆车洗车费用最高可报销40元，超支部分自理。
六、车辆维护及年审管理
1、车辆正常的年检、保养、检修，由综合部统一到定点修理厂进行检修保养，费用由公司统一结算。
2、凡因个人原因操作不当造成的车辆意外损坏，修理费用除向保险公司索赔外，由公司和当事人各承担50%。车辆首次保养数3000km，之后每隔5000km保养一次，车辆使用人要配合综合部负责做好车辆维修保养记录。
3、车辆在外地执行任务时发生的正常故障，可视实际情况就地修理，但要电话通知综合部，否则其维修费用不给予报销。
4、公司所有车辆的年度保险、审验等相关工作，由公司综合部统一组织协调实施。
七、 违章及事故处理
1、任何情况下，由于车辆使用人违反交通规则造成的罚款由当事人自行承担。
2、 专职驾驶员因责任心不强造成负主要责任的交通事故及车辆损坏时，扣除本人当月奖金。
3、因车辆使用人或驾驶员未经许可将车辆借予他人使用而发生交通事故或造成车辆损坏的，由当事人承担一切经济及法律责任。
4、各种车辆如在公务途中出现事故，应先向附近交警部门报案，并立即通知公司综合部，凡因车辆使用人员及部门未能及时通报综合部而产生的损失及费用由驾驶人自己承担。
5、交通意外、人为事故造成车辆损坏，在扣除保险公司理赔金额后由当事人承担剩余费用的50%。
八、未尽事宜
管理办法自2009年4月16日起开始执行，有关未尽事宜，由综合部负责解释。
第七章 出差管理和接待工作程序规定
第一节 出差管理的规定
一、总则
（一） 为维护公司利益，规范出差管理，降低费用开支，结合公司实际，特制订本暂行规定。
（二） 本暂行规定适用于公司部门经理及以下人员的因公出差。
二、出差审批
（一） 因公出差人员出差时必须事先填报《出差申请单》，一式二份，写明出差日程、出差目的地、出差事由及是否带车等，根据权限报主管副总、分管行政后勤事务的副总审批，特殊情况下报总经理审批。
（二） 《出差申请单》一份留公司综合部备案，一份在费用报销时附在凭证上。
（三） 2人（含2人）以下出差不带公司车辆，2人以上出差需带车的，必须报主管副总、分管行政后勤事务的副总批准；特殊情况下报公司总经理或常务副总经理批准。
（四） 出差如需借款，填写《借款单》，按审批程序向财务部门预支差旅费。
三、费用标准
（一） 住宿费用。公司在郑州的住宿定点酒店是中州快捷假日酒店。特殊情况或其他地方出差住宿需经分管行政后勤事务的副总同意，但其住宿标准不能超过公司的费用标准。同性人员出差2人住一间。
（二） 交通费用。长途车费按实际数额报销，市内交通费按公司的费用管理规定执行。自带车辆者不得报销市内交通费。
（三） 误餐补助。误餐补助标准按公司的费用管理规定执行。
（四） 通讯补助。出差人员除报销正常通讯费用外，在外出差期间通讯费用按实际出差天数给予定额补助，部门经理、副经理级的人员15元/天，一般员工10元/天。
（五） 其他费用。出差人员在外发生的招待费以及其它一些与业务有关的费用，一律由总经理或常务副总经理批准。
四、费用报销
费用报销按公司相关规定进行。
第二节 接待工作程序规定
为规范对外接待工作程序，树立公司机关的良好形象，现对接待工作程序作如下规定：
一、 公司来客由综合部统一安排，由部门经理填写《接待来客申请表》，经申请部门分管副总经理和分管行政后勤的副总经理批准后安排宴请和领用烟酒。
二、 宴请客人原则上在定点饭店招待，确有特殊情况在市内非指定饭店接待的，经分管行政后勤的副总经理批准后方可接待；凡是没有填写《接待来客申请表》或未写明事由说明的接待费用由各部门自行承担。
具体程序如下：
由接待部门申请人提出申请→申请部门分管副总经理签字→综合部经理审核→分管行政后勤副总经理批准→在指定的饭店安排接待并现金结算→七个工作日内到财务部报销费用（附接待来客申请表）
三、 外地出差的接待费用由各位分管副总经理自行安排，费用计入各位分管副总经理总费用内，待经办人返回公司后，以上两种情况餐费均在七个工作日内凭消费发票到财务部报销，过期不予以办理。
附：1、出差派遣单
2、接待来客申请表
出差派遣单
申请部门： 部门经理：
出差人姓名
计划出差天数
出差事由
实际出差天数
部门经理： 分管领导： 总经理：
注：1、实际出差天数由出差人出差返回当日到人力资源部备案时填写。
2、本表一式两份，申请人部门和人力资源部各留存一份。
接待来客申请单
申请部门： 时间：
事由说明
订餐标准
领用物品
订房标准
部门经理（签单人）
分管副总经理
批准人
第八章 水电、卫生、食堂管理制度
第一节 水电管理制度
一、 为保证公司各部门水电设施完好，有效延长使用期限，本着勤检查、勤维护，杜绝因管理维护不善造成水电设施提前损坏现象的发生，合理保养维护达到节约经费之目的，特制定水电管理制度。
二、 水电工负责水电设施的日常维护，保证各类水电设施、设备的正常运行，做好供水供电系统运行情况记录和水电的正常供给。
三、 建立健全维修档案，对本单位的所有水电设备更换维修，并做好详细记录，对发电机的使用情况要及时汇报，每星期不少于一次对所备发电机起动试用（时间10分钟）发现问题及时解决。
四、 做好用水用电的抄表核对工作，确保数据详实、准确、并对数据进行分析，发现异常情况立即上报。
五、 严格执行交接班登记制度，把遗留问题交接清楚，当班水电工不准脱岗，保证有人值班。
六、 提高安全意识、严格遵守操作规程，不准违章作业。
七、 在不影响正常工作的情况下，合理控制本站的用水用电、杜绝浪费现象。
八、 对所管水电设施应建立帐目，做到帐物、帐实相符，做好对水电工具的维修、设备的保养工作，每天至少打扫一次卫生，常用工具和设备要经常检修保持完好。
九、 做好外部协调工作，对所在地变电所、水资办等职能部门经常进行联系沟通，保持良好关系。
十、 每天对水电设备巡查一次，如有损坏及时维修更换，做好维修记录（工作日志），每月填报一次维修更换表，做到购置零配件与使用相符。
十一、 完成领导交办的临时性任务。
第二节 卫生管理制度
一、 为了加强卫生管理、消灭疾病，提高广大员工的健康水平，特制订公司卫生管理制度。
二、 搞好室外环境卫生，消灭卫生死角、垃圾要及时清理，创造一个干净、舒适、整洁、幽雅的环境。
三、 搞好室内卫生，要做到“五无”：无垃圾、无纸屑、无灰尘、无痰迹、无蜘蛛网。门窗、玻璃要经常擦洗，办公用品摆放整齐。
四、 加强厕所管理，做到每天打扫清洗，定期喷洒药物，做到“四无”，无粪便、无积水、无苍蝇、无臭味。
五、 个人卫生需做到四勤：勤洗澡、勤理发、勤换衣服、勤剪指甲。
六、 严禁在公司院内和办公楼区内乱仍烟头，乱扔纸屑，随地吐痰等。
七、 会议室、活动室、卫生间、走廊、楼梯等公共场所，根据各科室划分的卫生区，每日要定时清扫，并注意经常保持清洁。
八、 清扫和拖地时应注意保持墙壁、窗帘不被污染；痰盂、纸篓应经常清洗。
九、 会议室、活动室、阅览室等公共场所为禁烟区，在会议和活动期间不准吸烟，不准在这些场所乱扔纸屑，果皮等杂物，不准在桌面和墙壁上乱刻乱画。
十、 工作日保持办公楼安静、清幽、秩序井然；不得大声喧哗和扰乱正常的工作秩序。
第三节 食堂管理制度
一、 为了提高食堂管理的整体水平，为全体员工提供卫生、放心、舒适、优质的用餐环境和氛围，维护和确保员工的身体健康，特制定本制度。
二、范围
食堂工作人员和全体员工。
三、采购制度及存储制度
（一）严把采购质量关，预防和杜绝病从口入，不得采购霉变、腐败、虫蛀、有毒、超过保质期的或卫生法禁止供应的其他食品。防止食物中毒。
（二）采购大批主食或副食要求供货单位提供卫生许可证，以便查验，不得采购三无产品。
（三）严格执行食品卫生制度，对存放的各类食品实行“隔离”，以免串味、走味或变质。
（四）食堂库房整齐清洁，分类存放，防鼠防潮。
（五）验菜人员至少两人以上，按照情况填写《验菜单》，验菜人员检验结束后在《验菜单》上签字。
四、食堂工作人员个人卫生
（一）食堂工作人员要做好个人卫生，勤洗手，勤剪指甲，勤洗澡，勤洗换工作服。不得留长指甲、染指甲，工作时不戴戒指、手躅、耳环等。
（二）工作时要穿戴白色工作服、工作帽，分菜员或食堂打菜人员不得用工作服或围裙擦手、擦脸。
（三）工作人员每半年进行一次健康检查，体检不合格者或患有公司认为不适宜在食堂工作的某种疾病，不能在食堂工作。
五、食堂餐具及环境卫生
（一）对碗、盘、筷、汤勺等餐具以及刀具、菜墩等工具要及时清洗,擦洗干净放入消毒柜或消毒机中清毒,未经过消毒的餐具、工具不准再次使用。
（二）食堂应认真执行食品卫生，做到厨房、餐厅环境卫生整洁、桌凳干净、地面干净、炊具摆放条理化。
（三） 垃圾池和泔水桶每日要及时清理干净，及时清理卫生死角，坚持消灭鼠害、虫害和苍蝇等。
（四）在保证每天清理的基础上,每周至少进行一次或二次(夏天可适当增加)的彻底大扫除，保持食堂清洁。
六、就餐管理制度
（一）食堂饭菜要做到饭熟菜香、味美可口，在追求大众菜、多样化的基础上不断翻新花样,做到色、香、味、形俱佳。
（二）食堂应按时开饭，不得提早或延迟开饭，早上开饭时间为7：30，中午开饭时间为12：00，晚上开饭时间为17：30(根据季节变化可做适当调整)。
（三）员工应按先后顺序自觉排队就餐，不许插队。
（四）员工就餐一律在窗口处拿取食物，不得进入操作间打饭和动手拿食物。
（五）就餐时不能将饭、菜残渣丢在地板上，若有掉落在地板上，自己必须及时清理干净，以防别人滑倒。
（六）就餐后，全体员工必须将自己碗中所剩饭菜残渣倒入垃圾桶内，不得倒入洗碗槽内， 以免造成堵塞。
（七）爱护食堂公物，不得无故损坏各类设备、餐具；不贪小便宜，对放置在公共场所内的任何物件，不得随便搬动或拿作它用。
（八）公司部门如招待外来人员到公司食堂就餐，一律填写《外来人员就餐登记表》，内容包括招待部门、外来人员人数、事由，由招待部门经理签字认可。
七、安全制度
（一）使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程或操作说明书,防止事故发生；
（二）严禁随带无关人员进入厨房和保管室；易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生；
（三）食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。管理员要经常督促、检查，做好防盗工作。
（四）对各类可能引起的食物中毒必须引起高度重视，须建立食物中毒应急预案措施。
（五）发生中毒事件，须追究领导责任和造成食物中毒事件的直接责任人的责任。经过医院鉴定，由于食堂卫生原因引发各类食物中毒事件，视事件的后果程度给予领导、管理和从业人员的责任追究，对与食物中毒事件有关的人员及造成事故的直接责任人给予相应的处分，必要时可移交司法部门处理。
八、考核制度
（一）食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度，坚守工作岗位，遇事要请销假，未经同意不得擅自离开工作岗位。
（二）公司会不定期对食堂进行不定期检查。并发放满意度调查表,对食堂卫生、饭菜质量等进行公开的问卷调查,并进行公示, 增强测评的透明度，作为对食堂工作考核的重要依据之一。
（三）公司不定期对食堂管理人员进行法律法规知识和相关食堂卫生知识的培训；对食堂从业人员上岗前和经常性的岗位职能培训。加强对食堂工作人员职业道德教育，提高食堂工作人员的素质。
（四）公司对食堂所有的管理人员和从业人员定岗定编，并制定落实岗位职责。以服务规范和岗位职责对管理人员和从业人员进行考核。
第九章 安全防范管理制度
一、 由公司领导带头，成立安全工作领导小组，做到一级抓一级，层层抓落实，负责全公司治安防范工作。各基层部门制定出切合部门实际的安全防范工作制度。
二、 定期分析安全工作形势，检查各部门贯彻落实安全工作措施情况，查找不安全因素和隐患，制定安全改进措施。
三、 加强安全教育，增强全公司人员安全意识，建立健全安全工作责任制，根据职责分工，承担安全责任，保证安全工作落到实处。
四、 办公室人员应积极负责起公司或部门范围内的安全秩序，保护好人、财、物。
五、 在岗人员要经常性检查水、电、电脑等设备是否完好无损及是否存在安全隐患，及时通知有关人员解决。
六、 司机应做好对车辆的安全停放及养护。
七、 对设施、设备、办公用具的安全维护实行全员负责制，具体落实到人，责任到人。
第十章 值班制度
一、 为了加强对公司值班工作的管理，确保公司的安全和正常工作以及突发事件的及时处理，特制定本制度。
二、值班工作的组织领导
1、公司高管每周轮流带班，原则上必须在岗，如有特殊情况，应保持通讯畅通，以随时听取值班人员工作汇报。
2、综合部具体负责值班人员的编组，编制值班人员轮流表，并对值班情况进行督促检查。
三、值班时间
星期六、星期天（包括国家规定的节假日）早上8：00点至下午17：00点必须在办公室值班（作息时间调整时，以作息时间为准）。
重大节假日和重要的大型活动的值班由综合部临时安排。
四、值班人员的主要任务
1、处理公务来电，答复公务电话的查询。
2、接待来访群众，处理一般的来访事件。
3、处理突发事件和紧急公务。
4、向主管领导报告重要事件和重要情况，承办领导交办的有关事项。
5、做好公司的安全防护，作好值班记录。
五、对值班工作的具体要求
1、记录处理各类公务来电，值班人员应在《值班记录》中记录清楚如下内容：来电话人的单位、姓名、联系电话、电话内容，并将电话内容及时报送带班领导，由带班领导作出相应的处理。
2、对突发事件的处理。值班人员接到突发事件的报告后，应迅速报告带班领导作出相应的处理，若遇重大的突发事件，应及时呈报公司主要领导，然后通知相关人员。
3、对各级政府和相关部门的会议通知和电话通知，要记录清楚会议名称、会议时间、地点、参会人员及会议要求；如遇紧急会议通知，应设法立即通知参会人员参加会议。
4、值班期间如遇上级来公司检查工作，值班领导应负责接待；如遇群众来访，应认真听取来访者的意见，作好记录，做好思想工作，不得推诿不办。
六、值班人员的职责和纪律
1、值班人员必须按时到岗，有事须提前与其他工作人员调换值班时间，并向带班领导说明情况。
2、值班人员不准在值班期间打牌、赌博、酗酒或做与值班无关的事。
3、值班人员不按时到位或工作失职造成公司被盗或财产被破坏的，将视其情节的轻重和财产损失的情况，追究值班人员的相关责任，并处以适当的经济处罚。
4、值班人员无故缺席者，给予50元的经济处罚，值班迟到或早退者给予30元处罚。
七、其他
1、公司的小车驾驶员每周轮换值班，值班驾驶员如有事，须向综合部经理请假。
2、公司领导将随时对值班情况进行检查，如发现违反规定者将严格处理。
第三篇 人力资源管理制度
第一章 总则
一、 为加强公司的人事管理，明确岗位管理权限，规范岗位管理程序，使公司岗位管理工作有章可循，特制定本制度。
二、 人力资源部负责公司的岗位管理工作。
三、 公司的用人原则是：以德为先，德才兼备。
四、 公司的用人标准是：因事择人，因才适用，保持动态平衡。
五、 公司岗位管理基本准则是：公开、公平、公正。
第二章 员工编制管理
一、 凡公司聘用的正式、试用、兼职人员，均为公司员工。
二、 人力资源部就各项工作职责的任务以及工作人员的条件等进行分析研究 （研究内容包括职位名称、任职条件、其上下级关系、设置本职位的目的、本职位与公司内外部的沟通关系、主要职责范围、责任程度和考核标准等内容），编制"职位说明书"，作为员工聘用、管理、考评的依据。
三、 公司实行定岗、定编、定员管理，公司总编制额有董事会审批，在保证正常运营的前提下控制人力成本。
四、 依据编制计划，公司定期对人力资源进行检查。就现有人员工作能力、流动率、缺勤情况及人力储备与需求，进行客观、公正的检查并提出建议，以此作为人力资源部制定人力计划和开发人力资源的依据。
五、 各部门如需增补人员，应先到人力资源部领取并填写《人员增补申请单》，交人力资源部办理。
六、 人力资源部受理人员增补申请时，应审查所申请人员是否为编制内需求，其职位、薪资预算是否在控制范围之内，增补时机是否适当。审核通过后提出拟办建议，呈主管副总经理、总经理审批。
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