抄送和抄报的区别(报送和抄送的区别是什么意思)

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发文处理是由制文和制发两个阶段组成。

1．制文阶段

制文阶段处理程序如下：

（1）拟稿

拟稿是起草文件的行为过程，是行政文秘人员发文的第一道程序，也是核稿、签发的基础。行政文秘人员拟稿主要有以下做法。

①进一步领会领导意图，听取相关部门或单位意见或建议。

②涉及其他部门职权范围内的事项，拟制公文前应主动与有关部门协商一致后方可行文。

③部门职权范围的事务应当由部门自行行文或联合行文，并注明主办部门。

④发文草稿首页应使用规范的发文稿纸，并逐项填写。

（2）审核

审核亦称核稿、校核或把关。审核是指文书草稿在送交领导签发前，对文稿的体式、内容等进行全面审核检查，是对文稿进行政策把关和文字加工的处理过程。审核一般由部门负责人、办公室主任或行政文秘人员负责。核稿主要有以下任务。

①审核是否确实需要行文。

②审核是否符合方针政策。

③审核文件格式、文种选择和标注是否规范。

④审核行文程序和审批手续是否妥当。

⑤审核政策界限有无模糊、机械、烦琐的情况。

⑥审核措施或意见是否切实可行。

⑦审核文字表达和标点使用是否准确。

⑧审核行文方式是否妥当。

⑨审核文件语体是否准确、得体、严谨、具有权威性。

（3）呈批

呈批又称送审或选签 。它是将核稿人员审核的欲发文稿，报送给上级主管领导或主要领导进行最后审阅的行为过程。

（4）签发

签发是指领导将呈批的文稿经过最后审定，认为可发，并签署意见的行为过程。签发主要有以下要求。

①领导在签发文件之前，应该对文稿从政策到文字进行全面审定。

②领导应在文书拟稿纸的签发栏内填写签发意见，并签署姓名和时间。签发意见要简明扼要，签名要合乎规范。

③以企事业单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。

④以企事业单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由其授权的其他负责人签发。

⑤联合发文应经联合行文的相关单位会签方能生效。

⑥签发时应签署签发人全名，写出完整的签发日期。

⑦签发时应写明应打印份数。

（5）注发

注发是 指行政文秘人员批注经领导同意发出的文件如何印发的行为过程。注发的任务是对领导签发的文件如何印制、发出 、发送 范围等提出的具体意见。注发主要包括以下工作事项。

①确定文件的发 授 范围，即确定主送单位、抄报、抄送和 抄 发单位。

②确定文件的阅 读级 限，即确定该文件发至哪一级别、阅读传达范围。

③确定文件的紧急程度，即确定该文件是一般件还是紧急件，是紧急件中的平急件还是特急件等。

④确定文件的秘密等级，即确定该件是普通件还是保密件，是保密件中的秘密件、机密件，还是绝密件。

⑤确定文件的发出方式，即确定以什么方式发出。文件的发出方式是用普通件发还是用密件、急件发，是 用印送件 发还是用电报、传真发等。

⑥确定文件的印制格式，即根据规范要求，确定标题的字体、字号和排列，正文的用字、版面的安排、用纸等。

⑦确定文件的印发份数，即确定印刷、发出和存档份数。

2．制发阶段

发文处理的制发阶段主要包括以下八个程序。

（1）编发文字号

发文字号又称公文字号、公文编号特殊代号。编发文字号，即编制发文字号的行为过程。行政文秘人员编发文字号的具体要求如下所示。

①发文字号三个组成部分的排列顺序不可颠倒，发文单位代 字 在前，年代号居中，发文顺序号在后。

②一年的发文中不能有空号，万一出现了空号应在下次发文时补上。

③一定要反映发文的先后顺序，先签发的先编号，后签发的后编号。

（2）登记

登记即行政文秘人员将欲发出的文件按照规定的项目进行文字登记的行为过程。行政文秘人员在发文之前，需要对所制发文件标题、文号等进行记载，以备查证。登记主要有以下具体做法。

①发文量少的企事业单位，应使用“ 一账多文 ”式发文登记簿。

②发文量多的企事业单位，应使用“多文 一账 ”式发 文目录账与“一文一账”式发文明细账两账结合使用的形式逐项填写。

③经公文交换站、专用或机要邮路递送的文件，应填写“发文通知单”。

④派专人递送的文件或由收文单位直接领取的文件，不用填制“发文通知单”。但应在“文件分发登记簿”或“发文登记簿”上签收。

（3）打字

行政文秘人员在打字过程中要做注意以下几点。

① 文 面应整洁、美观，用纸要合乎规范， 末页避 免无正文。

②排版要规整，版面设计力求美观大方，标题排列要有规律性。

③字体、字号要适当。

（4）校对

校对是指对文书的文字、格式和排版质量进行校正、核对，检查并订正错误的过程，校对是保证文件质量的重要环节，具体做法见表6-18。

表6-18 校对的具体做法

序号

具体做法

具体说明

1

依据定稿校对

依据定稿进行校对，改正清样上的错字、别字、漏字、多字，同时规范字体、字号等

2

边校边读

一般文件应一校一读，重要的文件两校一读， 特别重要的文件应两校两读

3

逐项校对

校对文件应逐字、逐句、逐段、 逐标 点核对校正，并且校对符号应规范

4

避免校对引线交叉

校对时，各校次的校对引线及校改符号、文字应牵出版心，并且校对中的校对引线不可交叉

5

区别使用校对色 笔

校样上的修改字样或符号应根据校次分别以红色、纯蓝色、绿色三种不同色笔、墨水笔或签字笔牵出版心，不得使用铅笔

6

校对完毕全面复查

校对完毕应作一次全面复查，检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面是否美观，引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误

7

签字确认

校对人员在正确无误的校样上签字确认后，文件 才能付印

（5）缮印

缮印是指行政文秘人员对公文定稿或签发稿的誊抄和印制。行政文秘人员采用的缮印形式一般包括缮写、打印、铅印、胶印、复印等形式。行政文秘人员的缮印工作必须以签发 稿 为依据，做到严肃认真，细致准确，清晰规范，确保质量。另外，还应该按规定的份数印刷文件，缮印的公 文版头、主体、版记 应符合规范要求。

① 公 文版头。置于公文首页红色反线以上的各要素统称 公 文版头。 公 文版头包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人。

②主体。主体是指部分置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

③版记。部分置于抄送单位以下的各要素统称为版记，包括抄送单位、印发单位和印发日期。

（6）用印

用印又称加印、盖印，它是指在缮印的文件落款处加盖发文单位印章的行为过程，是文件生效的标志。行政文秘人员用印时应注意以下事项。

①印章应用红色。

②单一单位制发的公文， 落款处不署发文单位名称，只标识成文 日期。

③联合行文须加盖两个印章时，主办单位印章在前，两印章之间不相交或相切。

④联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位均须盖章。

⑤印章与正文应处于同一公文页面上。当文件排版后所剩空白处容不下印章位置时，应采取调整行距、字句的措施加以解决。

（7）封发

封发又称分发、分装和装送， 指行政文秘人员把印制好的文件装 封 发出的行为过程，是发文阶段的重要环节。封发具体工作见表6-19。

表6-19 封发的具体工作

序号

工作事项

具体说明

1

点份

即清点应发文件的总份数和应发单位的总数量

2

写封

就是书写装寄文件的信封或封套

3

回签确认

包括内回执、发文通知单、外回执或签收簿

4

装封

把已制成的文件装封好

5

加封

即把装有文件的信封或封套封起来。可根据实际情况选用粘封、缝封、轧封和捆扎封

（8）传递

传递就是行政文秘人员通过一定的方式把分发好的文件传送到收文单位。

传递一般分为区域内传递与区域外传递。区域内传递主要是通过收发室或文件交换站进行传递，要求收文单位急文急取。区域外传递主要是通过机要部门、邮电部门或专人投递，传递过程中，要严格遵守保密规定，以确保文件的安全。

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